Finland

25th March 2015

Status

The Field Trial in Finland is ongoing and continues until the end of July 2017. Over 50 students from Finnish higher education institutions (HEIs) have successfully retrieved their study records from host institutions in Sweden and Norway. Now exchange students that have done part of their studies in Finland can also retrieve their records from the Finnish HEIs.

EMREX warmly welcomes new HEIs interested in taking part in the field trial. A webinar was held 22.11.2016 (in Finnish) together with CIMO on Erasmus and EMREX. The recording can be accessed here, the password can be asked from your CIMO contact.

Current list of Finnish HEIs with students already using EMREX.

  • Arcada
  • Hanken School of Economics
  • Helsinki University
  • University of Oulu
  • Oulu University of Applied Sciences
  • Turku University of Applied Sciences

Students from the following HEIs have also tested EMREX.

  • Åbo Akademi
  • University of Eastern Finland
  • Aalto University
  • University of Turku

Incoming students
All achievement records are available from the National Data Warehouse (Virta), which is connected to the Finnish NCP. Thus all foreign exchange students can retrieve their achievement records from Finland, assuming that they still have their Finnish access rights (HEI/HAKA username)

Outgoing students
For Finnish exchange students the following Finnish HEIs have agreed to participate in the receiving of student records. Please contact your IRO, if your HEI is not on the list.

Hanken School of Economics
Häme University of Applied Sciences
Oulu University of Applied Sciences
University of Helsinki – Faculty of Social Sciences
Turku University of Applied Sciences
Åbo Akademi University

Contact
Contact person for Finnish higher education institutions:
Jonna Korhonen, Project Manager at CSC – IT Center of Science
firstname.lastname@csc.fi

 

Basic information

Finnish higher education is formed by two complementary fields: universities promoting research and academic education, and universities of applied sciences (UAS) offering professional higher education with close ties to working life.

The academic year runs from 1st of August to 31st of July. The autumn term lasts from 1st of August till the end of  December and spring term from 1st of January till the end of July. Each academic year has two actual teaching periods, each lasting approx. seven weeks. Usually the first teaching period begins at the beginning of September, and the second one ends in the middle of December. The third period begins in the middle of January and the fourth one ends in the beginning of May.

Before the first teaching periods of each term, in the end of August and in the beginning of January, there usually is an orientation course for international students. This means that exchange students usually arrive in Finland in the middle of August or in the beginning of January and they usually leave in the middle of December or in the middle of May. The Finnish students studying in foreign HEIs are starting their foreign periods naturally according to receiving HEIs’ schedule. That means in most cases that the academic year starts and ends some weeks later than in Finland.

All 14 Finnish universities offer bachelor’s (180 ECTS, 3 years), master’s (120 ECTS, 2 years) and doctoral (240 ECTS, 4 years) degrees. The 25 universities of applied sciences (UAS) offer bachelor’s (210-240 ECTS, 4-4,5 years) and professional master’s (60-90 ECTS, 1-1,5 years) degrees.

In 2014 there were 16 559 Finnish students in Finnish HEIs who included a period of student exchange or internship abroad, which equals 25% of university and 13% of UAS students enrolled in Finnish HEIs. (source: Cimo, Finnish Center of International Mobility). The amount of administrative work related to student mobility has increased at the same pace as the number of mobile students has grown, and is likely to increase even more due to growing popularity of student mobility.

 

Technical setup

In Finland there is one common National Data Warehouse for Higher Education (VIRTA). VIRTA is a centralized database in which institutes of higher education (HEI) keep partial copies of their student and other person registries. Altogether, achievements of 38 HEI’s in Finland, incl. 1.3M students are included in VIRTA. This means that foreign students in the field trial can fetch all their Finnish study records from one common database.

The National Contact Point (NCP), which is a national technical solution operated by CSC in Finland, will send a request to Virta for retrieving achievement records. The NCP will be developed as a stand-alone solution and during the first phases it will be run by the CSC network.

There are several Student Information Systems (SISs) in use among the Finnish HEIs. Thus, the Finnish HEIs need to decide independently how they wish to deploy their Student Mobility Plug-ins (SMP). During the field trial phase, connection from the SIS to the stand-alone SMP will be done by implementing a simple weblink. The retrieved study achievements will be sent by encrypted e-mail to the administrator and the student as a PDF file and/or an .xml, and  the information is transferred to study records.

A list of Finnish HEIs (korkeakoulu), their student information systems (opintotietojärjestelmä), and international mobility systems (liikkuvuudenhallintajärjestelmä) is are made available for the general public.

Contact
Contact person for Finnish higher education institutions:
Jonna Korhonen, Project Manager at CSC – IT Center of Science
firstname.lastname@csc.fi

 

In Finnish

Tukea opintosuoritusten hallinnointiin EMREXin avulla

Erasmus+ – ohjelmasta rahoituksen saaneen EMREX-projektin tavoitteena on sähköistää korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustietojen siirto korkeakoulujen välillä ja lisätä näin osaltaan ulkomailla suoritettujen hyväksiluettujen opintojen määrää. EMREX-järjestelmän avulla opintosuoritukset voidaan siirtää luotettavasti, tarkasti ja nopeasti, mikä vähentää kirjaamiseen liittyviä epäselvyyksiä, mahdollisia väärennöksiä ja hallinnointiin käytetyn työn määrä korkeakouluissa.

Opintosuoritusten siirtoa eri maiden korkeakoulujen välillä tullaan testaamaan Tanskassa, Suomessa, Italiassa, Norjassa ja Suomessa vuoden 2016 alusta alkaen tarkoituksena jatkaa kokeilua maaliskuuhun 2017 saakka. Tänä määriteltynä ajanjaksona suomalaiset kokeiluun osallistuvissa korkeakouluissa opiskelevat opiskelijat pystyvät oman korkeakoulunsa opiskelijaportaaliin kirjautumalla noutamaan suorittamiensa ulkomaan opintojen merkintöjä kokeiluun osallistuvista ulkomaisista korkeakouluista.

EMREX-projekti tarjoaa kokeiluun osallistuvien korkeakoulujen ulkomailla opiskeleville opiskelijoille, hallinnolliselle sekä IT-palvelujen parissa työskentelevälle henkilökunnalle tukea, tietoa sekä käyttöopastusta palvelun käyttöön. Opiskelijat jotka käyttävät EMREX-järjestelmää opintosuoritustensa siirtoon osallistuvat järjestelmän kehitykseen osallistumalla käyttäjätutkimukseen. Myös opiskelijavaihdosta korkeakouluissa vastaavat henkilöt sekä muu hallinnollinen henkilökunta pääsee arvioimaan järjestelmää sen parhaimman mahdollisen toiminnan takaamiseksi.

EMREX-järjestelmä käyttää olemassa olevaa IT-järjestelmää, eikä projektin tarkoituksena ole rakentaa uutta vanhan tilalle. EMREX on helppokäyttöinen lisäsovellus, joka mahdollistaa tietojärjestelmien tehokkaamman käytön. Järjestelmä perustuu avoimelle lähdekoodille ja sen käyttö on loppukäyttäjälle maksuton.

Miten liittyä EMREX-kokeiluun

EMREX-järjestelmän kehitys vaatii korkeakoulujen kiinnostusta ja osallistumista kehitystyöhön, jotta järjestelmä saadaan toimimaan mahdollisimman hyvin niin yliopistohallinnon, IT-hallinnon että opiskelijoiden kannalta. Opetus- ja kulttuuriministeriö suosittavat suomalaisten korkeakoulujen osallistumista EMREX-kokeiluun, jotta valmis palvelu vastaa mahdollisimman hyvin suomalaisten korkeakoulujen tarpeita.

EMREX-projekti toivottaa uudet kokeilusta kiinnostuneet korkeakoulut lämpimästi tervetulleeksi mukaan kehittämistyöhön ottamalla yhteyttä projektin yhteyshenkilöön.

Yhteystiedot
Jonna Korhonen, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy
etunimi.sukunimi@csc.fi