25th March 2015

Norway

Summary

CERES coordinates the participation of the Norwegian higher education institutions in the Field trial. The solution will be implemented and made available to all Norwegian higher education institutions. In the first phase, the solution will be offered to institutions that use the student information system FS (Felles studentsystem) and two of its many applications: SøknadsWeb (for applicants) and StudentWeb (for students).

The list of the Norwegian HEIs is available here: http://www.fellesstudentsystem.no/forvaltning/institusjoner/

Status

The solution is ready for testing from December 2015. Norwegian students coming back from exchange studies in the Nordic countries and the University of Siena and University of Verona in Italy are welcome to take part in the testing and the trial. Also students from the Nordic countries and the University of Siena and University of Verona in Italy who apply for studies at the Norwegian HEIs will be able to participate in the testing and trial.

Technical setup

The exchange students (both the applicants and the students coming back from studies abroad who apply for recognition of foreign studies) will use the EMREX-solution (the electronic transfer of results) by making use of the existing applications: SøknadsWeb and StudentWeb.

Students initiate the transfer of results in StudentWeb and in SøknadsWeb from the National Contact Point in one of the Nordic countries or the University of Siena and University of Verona in Italy to the Norwegian student information system FS.

The Norwegian diploma registry Vitnemålsportalen is the National Contact Point in Norway that transfers the results earned in Norway by the Norwegian or the foreign exchange students.

The student gives consent in Vitnemålsportalen for the data (results) to be transferred and used by the study administrators in the recognition process or in the admission process.

Contact

Contact persons for the Norwegian Field Trial:

g.m.vangen@ceres.no

agnethe.sidselrud@ceres.no

 

In Norwegian

EMREX – Utprøving og evaluering av effekten av tilrettelegging for studentmobilitet på godkjenning av utenlandske studier

EMREX er en elektronisk løsning for resultatutveksling for universiteter og høyskoler i Europa.

 

luenFelles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) deltar i EMREX-prosjektet med mål om å bidra til internasjonalisering av høyere utdanning og økt studentmobilitet. EMREX – Field trial on the impact of enabling easy mobility on recognition of external studies – er et EU-finansiert prosjekt som adresserer EU 2020-målsettingen om at 20% av studenter skal reise på utveksling. Den største effekten av EMREX vil være økt tilgjengelighet og økt kvalitetsikring av studentenes resultatinformasjon. Kunnskapsdepartementet har gitt sin støtte til prosjektet og er representert med ett medlem i Styringsgruppen for EMREX.

EMREX-prosjektet prøver ut og evaluerer en ny metode for enklere administrasjon av studentutveksling for på denne måten å bidra til at prosessen med godkjenning av utenlandske studier blir mer effektiv, heldigital og studenten unngår å ta overlappende emner eller studier.

I første fasen (januar 2016 – desember 2017) vil den elektroniske resultatutvekslingen bli satt opp mellom fire Nordiske land (Norge, Sverige, Danmark, Finland) og Italia.

Resultatutveksling

FSAT har i løpet av 2014 utviklet og implementert resultatutveksling mellom alle FS-institusjoner. Denne nasjonale løsningen gjør det mulig for studieadministratorer ved norske universiteter og høyskoler som bruker FS å hente resultater direkte fra de institusjonelle FS-basene og bruke de i arbeidet med godkjenning og innpassing av studier. Innhenting av resultater i den nasjonale løsningen forutsetter at studenten gir samtykke for dette i StudentWeb.

Studenten utfører elektronisk resultatoverføring i StudentWeb

EMREX-løsningen legger opp til at studenten som søker om godkjenning av utenlandske studier, selv initierer og utfører (i StudentWeb eller i SøknadsWeb) en elektronisk overføring av resultater direkte fra et studieadministrativt system ved det landet studenten har ekstern utdanning fra. Resultater sendes elektronisk av studenten direkte til de institusjonelle FS-basene (løsningen i FS er utformet lik den nasjonale resultatutvekslingen).

For FS-institusjonene vil EMREX-løsningen innebære at norske studenter som kommer tilbake fra et utvekslingsopphold i Norge, Sverige, Danmark, Finland og Italia og søkere fra disse land til norske universiteter og høyskoler må få informasjon om at de har anledning til å avlevere sine resultater elektronisk. For å imøtekomme informasjonsbehovet vil det i StudentWeb og i SøknadsWeb komme en brukervennlig og selvforklarende nettside der studenten veiledes gjennom prosessen for å hente sine resultater.

Hvordan teste løsningen?

Resultatutveksling:

Prosessen består av 4 steg:

  • Studenten logger inn i StudentWeb
  • Studenten velger Import results from abroad i Results
  • Studenten velger land han/hun importerer resultater fra, velger resultater
  • Studenten bes om å gi oss tilbakemelding ved å fylle ut skjema for å svare på våre spørsmål.

Hva må til for å teste ut overføringen av resultater:  

  • Institusjonene må skrive under databehandleravtale (sendt fra CERES til alle institusjonene, e-post av 18.11.2015 08:58)
  • Institusjonene må slå på Feide for Vitnemålsbanken. Vitnemålsbanken er applikasjonen som leverer norske resultater via EMREX
  • Institusjonene må ha tatt StudentWeb3 i bruk
  • Institusjonene må aktivere funksjonaliteten ved hjelp av modulvalg VURDRES / EMREX_IMP

Gjennomføring av testen:

Siden funksjonaliteten er en utvidelse av den nasjonale løsningen for resultatutveksling, legges det til grunn at alle FS-institusjoner tilbyr denne til sine studenter

CERES koordinerer gjennomføringen av testen. Testen gjennomføres ved at studenten bes logge seg inn i StudentWeb og importere eksterne resultater. CERES og institusjonen avtaler seg i mellom hvem som har dialog med studenten og om testen gjennomføres med FS-kontakten tilstede eller ikke.

Klikk her for å finne en tabell med testplan. Studenten eller FS-kontakten bes fylle ut med ja eller nei i hvert rad og skrive eventuelle kommentarer.

Klikk her for å finne en brukerveiledning for gjennomføring av resultatoverføringen (Quick guide to Emrex).

Brukerveiledninger og dokumentasjon:

http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/emrex/index.html

Nordisk seminar om EMREX avholdt 26.oktober 2016 i København

CERES var medarrangør av et nordisk informasjonsseminar om EMREX. Seminaret ble holdt i København den 26. oktober. Målet med seminaret var å gi en grundig presentasjon av prosjektet, prosjektdeltakere, målsettingen og den elektroniske løsningen. Vi  benyttet anledningen til å svare på spørsmål. Målgruppen for seminaret var studiedirektører og ledere for internasjonale kontorer ved universiteter og høyskoler i nordiske land og Italia, representanter for studentorganisasjoner samt andre aktuelle aktører som departementer og ministerier, og forvaltningsorganer på ulike måter involvert i studentutveksling.

 

Ikke nøl med å ta kontakt med CERES på fs-sekretariat@fsat.no dersom dere har spørsmål om EMREX.